El Sistema Informático Notarial, es la herramienta que utilizan los notarios a través de la página web del Consejo de la Judicatura, para registrar las actividades que realizan las notarías del país; información que es verificada y por la Subdirección Nacional de gestión del Sistema Notarial, y sirve para el control de la gestión por parte de la autoridad competente. Las notarias y notarios tienen acceso exclusivo y personal a sistema quienes son las autoridades delegadas por el Estado para dar fe de los actos, contratos, solemnidades, que se realicen. Cada uno cuenta con su credencial de usuario y contraseña intransferible.
En el Sistema Informático Notarial, se registran cada una de las actividades que requieren los usuarios y las que normativa exige para cierto tipo de transacciones, y actos con la presencia verificada de las partes que intervienen. Se registran además las tasas por servicios notariales, cuyos valores a cobrarse son definidos por el Consejo de la Judicatura, y establecen el porcentaje de participación del Estado que las Notarías deben transferir a la cuenta del Estado en los primeros diez días de cada mes.
El reglamento vigente del Sistema Notarial Integral de la Función Judicial, publicado en el Registro Oficial No. 160, del 15 de enero de 2018, dispone que el administrador del Sistema Informático Notarial, es la Subdirección Nacional de Gestión del Sistema Notarial, en coordinación con la Dirección Nacional de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, Dirección Nacional de Talento Humano, la Dirección Nacional Financiera y la Escuela de la Función Judicial en el ámbito de sus respectivas competencias y atribuciones, del Consejo de la Judicatura.
El Art. 7 del reglamento, indica: Obligatoriedad del uso del Sistema Informático Notarial. – la utilización del Sistema Informático Notarial es obligatorio; en caso de incumplimiento a esta disposición los notarios y notarias estarán sujetos a las sanciones establecidas en la ley.
